Mieux organiser son travail?..pour prévenir ou pour guérir, la méthode des 5S

Pourquoi améliorer avec les 5S ?

L’application de la méthode des 5S représente des enjeux très concrets : tout d’abord celui d’assurer une sécurité maximale pour soi ou ses employés – par le respect de processus et de règles d’hygiène -, mais aussi un enjeu de longévité du matériel. Le fait de débarrasser, ordonner et nettoyer permet en effet d’entretenir le matériel et de détecter d’éventuels dysfonctionnements pouvant perturber la production.

Au-delà de l’univers de la production et de l’industrie, la mise en œuvre de la méthode des 5S garantit un environnement de travail sain et agréable.

À la fois bon pour la motivation et pour le moral, un environnement de travail optimisé favorise la concentration et améliore la productivité. En effet, fini le temps où l’on cherchait un dossier pendant une heure avant de se mettre au travail. Finies les périodes de procrastination passées à feuilleter les vieux magazines stockés depuis deux ans sur votre bureau dans l’attente d’être lus. Avec la méthode des 5S, l’amélioration de l’environnement de travail rime avec ordre et sobriété de l’espace de travail.  

Si vous souhaitez travailler dans un environnement plus sain et agréable, voici comment vous approprier cette méthode

Seiri

Le principe de Seiri est de se débarrasser de l’inutile et de ne conserver que l’essentiel.

Faites l’inventaire de tous les objets disposés sur votre bureau et au sein de votre espace de travail. Pour chacun, demandez-vous quand vous avez utilisé cet objet (magazine, livre, dossier, presse-papier, crayon) pour la dernière fois.

• Si la dernière utilisation remonte à plus d’un an, vous pouvez vous en séparer (jetez-le).
• Si vous l’utilisez une fois par mois, rangez-le dans une armoire.
• Si cet objet vous sert une fois par semaine, rangez-le à proximité, dans un tiroir de votre bureau par exemple.
• Quant aux objets qui vous sont utiles une fois par jour, laissez-les à portée de main, sur votre bureau par exemple.  

Séton

Dans votre lieu de travail, vous devez définir une place pour chaque chose. Et vous assurer que chaque chose est à sa place. Ainsi, la première étape consistera à définir des règles de rangement.

Rangez ensuite de façon rationnelle : en fonction de l’utilisation, de la fragilité des objets ou de leurs poids. Si vous avez tendance à être maladroit, vous éviterez par exemple de poser votre dossier de contrats à côté de votre tasse de café.

L’organisation de votre rangement doit aussi répondre à un objectif de gain de temps. Par exemple, si vous démarrez votre journée en lisant la presse, il n’est pas nécessaire d’avoir une montagne de dossiers à portée de main. Epurez autant que possible et structurez votre espace de travail : vous n’en serez que plus efficace.

Seiso

Essentiel pour une usine où un défaut d’hygiène peut entraîner des anomalies – jusqu’à l’arrêt de la chaîne de production en cas de panne -, le nettoyage de l’espace de travail participe de l’impact positif de l’environnement sur le travail des salariés, quel que soit le secteur d’activité.

Un espace de travail sain favorise la motivation, la concentration et l’efficacité. Il est d’autant plus important en période de crise sanitaire, qui nécessite un respect de règles d’hygiène strictes pour permettre la continuité de l’activité.  

Seiketsu

Une fois ces étapes de tri, rangement et nettoyage effectuées, il sera important de mettre en place des habitudes permettant de maintenir en l’état l’environnement de travail. Cela passe par la standardisation des règles.  

Shitsuke

Shitsuke évoque la rigueur : rigueur dans l’application des étapes précédentes, selon l’ordre et le processus établi. Mais également rigueur dans la vérification du suivi des actions dans le temps. Shitsuke constitue en quelque sorte le gardien des 5S. Il s’apparente à la méthode Kaizen qui désigne un processus d’amélioration continue.