L’onboarding, c’est quoi ? Définition RH :


L’onboarding provient de l’expression anglaise “to get on board” qui signifie littéralement “monter à bord”. Souvent utilisée par le secteur aérien pour définir le fait de faire monter les passagers dans un avion, elle a une seconde définition au sein des entreprises. Si l’on décrit de manière simple l’onboarding, c’est le processus ou le parcours que vit un nouveau salarié à partir du moment où il est informé de son embauche (pre-boarding) jusqu’à la prise complète de son poste (intégration). L’objectif est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée du nouveau salarié au sein de l’entreprise.

Pourquoi est-il important d’assurer un bon parcours d’onboarding ?
L’onboarding est une étape cruciale dans l’intégration d’un nouveau collaborateur.
Il est important de fidéliser le salarié, de lui fournir toutes les clefs pour faciliter son adaptation à ce nouvel environnement afin qu’il puisse évoluer dans de bonnes conditions.
Un nouveau collaborateur qui arrive au sein d’une entreprise où il n’existe pas de programme d’accompagnement se retrouve livré à lui-même dès le premier jour. L’image qu’il se fera de l’entreprise ne sera pas valorisante et son envie de rester et de s’investir pourra en être impactée.
Il est donc essentiel d’ancrer une dynamique d’intégration pour chaque nouveau collaborateur afin d’éviter tout départ précipité.
De plus, les coûts qu’engendre une campagne de recrutement ne sont pas des moindres, une raison de plus pour apporter une attention particulière au processus d’intégration.
L’onboarding permet, par ailleurs, de véhiculer les valeurs de l’entreprise, sa culture et de renvoyer une image sérieuse. Attention à votre marque employeur !
Lors d’un processus de recrutement les candidats se renseignent sur l’entreprise, sur sa réputation, ses valeurs, l’ambiance et postuleront seulement s’ils peuvent s’y projeter.
Une fois que le candidat est recruté, il est important de lui donner l’envie de rester au sein du groupe pour y évoluer.
Si un nouveau salarié adhère à la culture et aux valeurs de l’entreprise, il sera davantage investi, engagé et performant.

La mise en place d’un programme d’onboarding va permettre de mettre en avant les atouts de l’entreprise, de séduire le nouveau collaborateur, mais surtout de le fidéliser.
Pour booster la marque employeur lors d’un programme d’onboarding, il existe différentes manières de procéder.
Les employeurs peuvent par exemple :
• Fournir à l’arrivée du nouveau salarié des goodies propres à l’entreprise.
• Mettre en place rapidement une journée de Cohésion d’Équipe (Team Building) pour créer une dynamique avec le nouveau salarié.
• L’attribution d’un bureau : lui offrir un espace adéquat aux missions de son poste.
• Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge d’accès, tout ce qui va permettre au salarié d’être rapidement autonome au sein de l’entreprise dès le premier jour.
• Réaliser un pré-onboarding concernant la partie administrative : rédaction du contrat, création des profils au sein des différents logiciels de gestion, création des accès aux plateformes d’e-learning, envoi du livret d’accueil et des goodies, etc.
• Anticiper l’organisation de la première journée de l’arrivée du salarié afin que les managers et autres collaborateurs se rendent disponibles.


Le premier jour : l’étape décisive dans la réussite du processus d’onboarding
• Offrir un cadre rassurant au salarié lors de son arrivée : Il est important de mettre à l’aise le nouveau salarié en le recevant dans un environnement familier, que les personnes qui ont procédé à son recrutement soient présentes et l’accompagnent jusqu’au service concerné.
• Lui indiquer son espace de travail afin qu’il puisse y déposer ses affaires et prendre ses marques.
• Prendre un temps pour lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste et répondre à ses interrogations.
• Il est intéressant de l’inviter à un petit déjeuner d’accueil afin de lui présenter l’équipe lors d’un moment plus convivial. En cas, d’organisation de l’on-boarding en distanciel, se petit déjeuner se transforme en e-déjeuner.
• Prendre le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise, les services, les prestations si nécessaire. De lui présenter les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger

Programmez des rendez-vous réguliers
Le nouveau collaborateur évolue depuis quelques jours au sein du service, il est donc important de faire un point avec lui pour s’assurer que son intégration et sa prise de poste se passent correctement.

Des outils facilitent le parcours d’onboarding, ainsi grâce aux portails personnels de l’entreprise le nouveau collaborateur peut :
• Accéder à ses informations personnelles administratives, comme le contrat de travail.
• Suivre l’actualité de l’entreprise.
• Poser ses questions directement de son bureau aux interlocuteurs concernés grâce à un outil de communication, comme Slack.
• Suivre des formations.
Tous ces outils ont pour but de faciliter la vie du personnel de l’entreprise et d’améliorer l’intégration d’un nouveau collaborateur en lui offrant la possibilité d’accéder à un grand nombre d’informations essentielles à sa prise de poste. Les Ressources Humaines détiennent le rôle de pilote du changement au sein des entreprises. Mettre en place une dynamique d’intégration suffisante et satisfaisante pour améliorer l’expérience collaborateur au sein d’une entreprise est un aspect important de ce rôle.

Les chiffres clés
L’onboarding n’est pas un processus à prendre à la légère. Certains chiffres montrent qu’il est important de prendre le temps d’intégrer un nouveau collaborateur pour ne pas le perdre définitivement. C’est un investissement sur le long terme.

Selon les analyses (WORKELOO – PAYJOB) https://www.workelo.eu https://www.payjob.fr
• 45% des démissions ont lieu la première année.
• On estime qu’environ 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois.
• Une recrue qui passe par un processus d’onboarding complet a environ 58% de chances de plus de rester au sein de la société.

Si la plupart des entreprises manifestent la volonté de formaliser un système d’onboarding, les résultats sont encore loin d’être au rendez-vous. Difficile d’être surpris des 88% d’employés insatisfaits de leur accueil quand plus de la moitié des entreprises (58%) se contentent de diriger l’attention des nouveaux collaborateurs sur les tâches administratives ou l’intégration des processus.

• 6 fois sur 10, ce sont les salariés qui rompent le contrat pendant la période d’essai.
• Dans 40% des cas, la rupture est due à des déceptions professionnelles. L’image de l’entreprise est aussi en jeu dans un processus d’intégration. De récents chiffres révèlent qu’ 1 employé sur 5 ne recommanderait pas son entreprise suite à son expérience d’embauche.

Pourtant, recruter parmi les recommandations d’employés présente un avantage en termes de coût et de temps. 20% d’employés qui ne souhaitent pas recommander leur lieu de travail, c’est autant de potentiels talents qui échappent à l’entreprise…

Mentionner l’existence d’un parcours d’accompagnement lors de l’entretien de recrutement donne à l’entreprise une image positive: l’importance pour elle de la vie au travail de ses salariés, l’assurance de mettre tous ses moyens pour faire de la période d’essai une étape décisive.

Il est donc tout à fait judicieux pour le candidat, lors de l’entretien qui précède le recrutement, d’aborder le sujet s’il n’est pas apparu. C’est la garantie pour le recruteur que son candidat mise sur une bonne intégration, et s’investit dans la durée